Kaşenin Önemi
Kaşe, bir kişinin veya bir kurum veya kuruluşun, herhangi bir konuyu içeren belgeyi onayladığının ve söz konusu belgenin bir resmi evrak olduğunun göstergesidir. Kaşe, bir diğer söylemle, konuyu resmi seviyeye getirdiğini de söylemek mümkündür. Kaşe hem resmi işlerde hem de özel işlerde kullanılabildiği gibi aynı zamanda kauçuk veya lastik üzerinde bulunan şirket ya da kişiye özel birtakım bilgilerin belgeler üzerine baskı yöntemiyle aktarılmasını kolaylaştırılmış damga türüdür.
Firmaların bunu yaptırması ve kullanması zorunludur. Çünkü kurum veya kuruluşların, kişilerin kişisel bilgilerini içermekte ve resmi işlerde kullanılması büyük önem arz etmektedir. En sık kullanılan alanlar ise muhasebe işleridir. Bunun yanı sıra kullanılan kaşede tercih edilen mürekkebin kalitesi de oldukça önemlidir. Evrak belgeleme aşamasında silik çıkan bir kaşe mührü, sıkıntılı duruma yol açmaması açısından dikkat edilmesi gerekir.
Kaşe Kullanmanın Faydaları
Kaşe yalnızca resmi amaçla kullanılmamakla birlikte, birtakım özel işlerde de kullanılabilir. Veya tercihe bağlı olarak bir kurum içerisinde kişisel kaşe de edinmek mümkündür. Bu da birtakım işlerin daha kolay ve temiz olarak tamamlanmasında faydası olacaktır.
Bunların dışında evrak işlerini düzenlemede oldukça yardımcı olacak bir araçtır. Buna bir örnek vermek gerekirse bir belgenin olumlu veya olumsuz sonuçlanmasında onaylandı ve onaylanmadı şeklinde iki adet kaşemizin olması durumunda belgeye basacağımız kaşe, birkaç saniye içerisinde konuyu sonuçlandıracağımız için pratik bir şekilde işimizi halletmemizi sağlayacaktır.
Aslında baktığımızda bu sayede zamandan da oldukça tasarruf etmiş oluruz. Çünkü sayfalarca açıklama yazmak ve onları belgelendirmek için harcanacak zaman ile birçok iş halledilebilecek ve günlük performansımızı maksimum düzeyde kullanabilecek iken tek bir araç ile mevcut konuyu sonuçlandırmak oldukça mümkün.
Kaşelerde Logo Olmasının Faydaları
Kaşelerde kullanılan kişi veya kurum logosu, o logonun markalaşmasını ve tanınmasını sağlayacağı için, insanları kendisine daha çok çekmeyi de başaracaktır. Bu özellikle dikkat çekecek şekilde tasarlanmış ve renklendirilmiş bir logo ile yapılırsa, dikkatleri çok daha çekecektir. Yukarı da bahsedildiği gibi aslında kaşenin resmiyeti niteliyor olması, müşterilere güven aşılamanın da bir yoludur. Güvenirlik açısından da bize bir artı olarak dönüyor.
Saatlerce belgeleme sürecini ve bu süreçte yapılabilecek hataların da minimum düzeye indirilebileceğini söylemek de mümkündür. Odaklanma problemi yaşanan bir süreçte bu işlemleri yapmak herhangi bir hataya zemin hazırlayabilir. Bun süreci pratik bir şekilde gerçekleştirebilmenin yolu da kaşeleme işlemidir. Aynı zamanda kaşe sistemi, kişisel unvanlara göre ayarlandığı için yetkilendirme sürecinde de oldukça büyük kolaylık sağlar. Bu da görev dağılımında ve organize olmada kişi ve kurumlara yardımcı olacaktır.
Kaşede Hangi Özellikler Bulunmalıdır?
Kaşenin kişi veya kurumlarca kullanılması, yasal sorumluluğu da beraberinde getirmektedir. Çünkü kaşe bir simgedir, o kurum veya kuruluşu simgeler ve temsil eder. Ve bu şekilde kabul edilir. Bütün bunların sonucunda kişi ya da kurumlara itibarın yanı sıra ücret söz konusu olmadan halka veya doğrudan bir yere kendi reklamını yapma fırsatını da kaşe kullanıcıları kendisinde bulabilmektedir. Ayrıca belirtmek gerekir ki kullanılan kaşede bulunması gerekli olan birtakım özellikler vardır. Bu özellikleri açıklamak gerekirse:
- İsim ve Unvan
Kaşe bastıran kişi, kurum ve kuruluşun ismi veya unvanının yer alması gerekmektedir. Çünkü tanınırlığının sağlanması ve kim olduğunun da bilinmesi için oldukça önem arz eder. Bu yüzden, bu bilgilerin doğru olması ve mümkün olduğunca detaylı bilgilere yer verilmesi çok önemlidir.
- Vergi Dairesi ve Numarası
Kaşe üzerinde bulunması gereken bir diğer önemli bilgi ise, söz konusu kurumun bağlı bulunduğu vergi dairesinin unvanı ile mevcut kuruma veya firmaya ait vergi numarası vardır.
- Şirketin Sicil Numarası
Herhangi bir durumda şirket kimliği tespiti için sicil numarasından yararlanılır. Bu nedenle firmaya ait kaşelerde, mutlaka şirket sicil numarası bulunmalıdır.
- Şirket Bilgileri
Bulunması gereken bir diğer önemli bilgi ise işletme- şirket veya kurum bilgileridir. Bu bilgiler telefon numarası, adres gibi önemli bilgilerdir.
- İnternet Sitesi ve E-Mail Adresi
Zorunlu olarak ifade etmek doğru olmasa da şirkete veya kuruma ait web sitesi ile gerektiğinde iletişim için kullanılabilecek e-mail adresinin de kaşe üzerinde bulunması, talep edenler için oldukça yararlı olacaktır.
